ضرورت مدیریت عملکرد

 در عصر حاضر که تغییرات تکنولوژیکی و تحولات بازار با سرعت بی‌سابقه ای در حال وقوع است، سازمان‌های فاقد سیستم مدیریت عملکرد، مانند کشتی‌ای بدون قطب نما در اقیانوس متلاطم هستند. آن‌ها نه از موقعیت خود آگاهند، نه جهت درست را می‌شناسند و نه قادرند خطرات پیش رو را پیش‌بینی کنند. اجرای یک نظام مدیریت عملکرد یکپارچه و هوشمند، نه یک انتخاب، که یک ضرورت انکارناپذیر برای هر سازمانی است که می‌خواهد پایدار بماند، رشد کند و به برتری دست یابد. به عبارتی دیگر پيامد فقدان وجود نظام ارزيابي و کنترل در يک سيستم کهولت و نهايتاً مرگ سازمان است.

مزایای اجرای مدیریت عملکرد

اجرای نظام مدیریت عملکرد، موتور محرک تحول و تعالی در هر سازمان است. این سیستم فراتر از یک فرآیند اداری، زیربنای هوشمندانه‌ای است که مزایای ملموس و گسترده‌ای را ایجاد می‌کند:
- اثربخش نمودن انجام اقدامات و فعاليت‎ ها
- تنظيم دقيق و هدفمند بودجه
- ايجاد و تشويق نوآوري در خدمات و نحوه ارائه آن‌ها
- ارتقاء سطح پاسخگويي
- بهبود نگاه عمومي به سازمان به دليل تمركز بر نتايج نه تنها فعاليت‏‌ها
این مزایا زنجیره‌وار و تقویت‌کننده یکدیگر هستند.

مفهوم ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد مجموعه عملیاتی است مانند؛ بازرسی، ممیزی، اندازه‌گیری و تحلیل که به صورت دوره‌ای و در زمان‌های تعیین شده صورت گرفته و میزان پیشرفت سازمان را در مسیر اهداف تعیین شده مشخص می‌نماید. اما ارزیابی عملکرد تنها یک "اندازه‌گیری گذشته‌نگر" نیست. این فرآیند، یک ابزار مدیریتی آینده‌ساز است که با نگاهی نظام‌مند، عملکرد گذشته را تحلیل می‌کند تا تصمیمات امروز را برای موفقیت فردا بهبود بخشد. در حقیقت، ارزیابی عملکرد چراغ راهی است که نقاط تاریک مسیر را روشن کرده و مسیر حرکت به سمت مقصد را تصحیح می‌کند.

پایش عملکرد

پایش عملکرد امری مستمر است و شامل اقداماتی مثل جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات از داخل و یا خارج سازمان (از مسیر فرایندهای اجرایی و انجام وظائف تعیین شده) و ترکیب و تحلیل آن‌ها برای اداره امور جاری سازمان می باشد.

پایش عملکرد را می‌توان سیستم اخطار زودهنگام و هدایت هوشمند سازمان دانست. برخلاف ارزیابی که اغلب نقطه‌ای و دوره‌ای است، پایش جریانی همیشگی و مداوم از اطلاعات حیاتی را فراهم می‌کند تا اطمینان حاصل شود که سازمان در مسیر درست حرکت کرده و انحرافات به سرعت شناسایی و اصلاح می‌شوند.

شاخص‌های عملکردی

شاخص‌های عملکردی، داده‌هایی هستند کمی، کیفی و یا هر نوع معیار دیگری که ابعاد مختلف عملکرد فرد یا سازمان را از‌ حیث میزان عملکرد، کارایی ، اثربخشی و ... در مقایسه با استاندارد یا هدفی پذیرفته شده اندازه گیری می ‎نمایند. این شاخص‌ها نقش یک "دماسنج سازمانی" را ایفا می‌کنند و سلامت و جهت حرکت را نشان می‌دهند. برخلاف شاخص‌های کلیدی عملکرد، که تعداد محدود و استراتژیک دارند، شاخص‌های عملکردی طیف وسیع‌تری را پوشش داده و می‌توانند در سطوح عملیاتی، تاکتیکی و راهبردی مورد استفاده قرار گیرند. بدون این شاخص‌ها، مدیریت و بهبود عملکرد، بیشتر بر اساس حدس و گمان پیش می‌رود تا واقعیت‌های قابل سنجش.

شاخص‌های کلیدی عملکرد

شاخص کلیدی عملکرد، شاخص مالی یا غیرمالی است که برای اندازه‌گیری و کمی کردن میزان پیشرفت در راستای اهداف راهبردی و طرح کسب و کار سازمان استفاده می‌شود. شاخص‌های کلیدی عملکرد باید در سراسر سازمان به عنوان ابزار اندازه‌گیری میزان دستیابی به برنامه‌های راهبردی شناخته شوند.
به بیان دقیق‌تر، شاخص‌‏های کلیدی عملکرد، معیارهای حیاتی موفقیت هستند که سلامت سازمان را در مسیر تحقق چشم‌انداز نشان می‌دهند. آن ها نه تنها وضعیت فعلی را اندازه می‌گیرند، بلکه پیش‌بینی‌کننده آینده عملکرد سازمان نیز هستند.